Standardi alusel sertifitseerimine on vabatahtlik ja tuleneb enamasti kas:
- kliendipoolsetest nõuetest (nt hanke tingimus);
- soovist olla eelistatud konkurentide ees;
- parendusvajadusest.
Enam levinud on kvaliteedi-, keskkonna- ja tööohutuse-, aga ka toiduohutuse juhtimissüsteemid.
Juhtimissüsteemi juurutamine on esimene samm ettevõtte protsesside läbimõtlemisel ja kirjapanemisel ning tegevuste korrastamisel. Juhtimissüsteemist peab saamaettevõtte abimees, mis aitab ettevõttel organiseeritumalt tagada oma tegevuste tõhusust, anda kindlust, et ettevõte liigub ühiste eesmärkide nimel õiges suunas. Parendusvõimalustega tegeldakse süsteemselt ning probleemid on alati laual, mitte lauasahtlis paberikuhjade all või, nagu tänapäeval kombeks, kõvakettal kindlas kohas.
Mis on sertifitseerimine?
Sisuliselt on sertifitseerimise eesmärk anda sõltumatu hinnang ettevõtte toimimisele. Hinnatakse ettevõtte poolt paika pandud protseduurireeglite vastavust standardinõuetele. Näiteks, kui ettevõte on loonud kvaliteedijuhtimissüsteemi ja soovib saada kvaliteedijuhtimissüsteemi (ISO 9001) sertifikaati, siis kontrollib sertifitseerija, et protsesside toimimiseks loodud reeglistik ja protsessid ise on kooskõlas standardi ISO 9001:2015 nõuetega. Sarnaselt toimub ka kõikide teiste standardite nõuetele vastavuse kontrollimine. Kvaliteedijuhtimissüsteem on justkui omamoodi alustala, millele lisaks integreeritakse teisi standardeid. Olgu selleks siis teised ISO standardid või ka näiteks spetsiifilisematele toodetele laiendatavad standardid (tootestandardid), aga ka levinud CE märgise kasutusõigust reguleerivad standardid jne.
Ettevõtte jaoks koosneb sertifitseerimine paarist etapist:
- dokumentatsiooni osa – loodud protseduurireeglite (juhtimissüsteemi kirjeldus, käsiraamat vms) ja tõendusdokumentide hindamine;
- toimimise hindamine.
Mõlemal etapil on oluline roll juhtimissüsteemile hinnangu andmiseks ja need etapid käiakse kindlasti vähemal või suuremal määral iga auditi käigus läbi.
Sertifitseerimisprotsessi tulemusena saadud sertifikaat annab kindluse, et ettevõtte juhtimissüsteem ja tootmisprotsessid vastavad rahvusvahelistele standarditele ning see omakorda loob kindlustunnet ja usaldusväärsust.
Eduka sertifitseerimise aluseks on protsesside käigus kasutatavate kontrollitud mõõte- ja seirevahendite olemasolu. Vaid nii saab ettevõte kindlalt väita, et kasutatavate seadmete andmed on korrektsed. Seetõttu on seadmete kalibreerimine ja taatlemine oluline osa sertifitseerimise aluseks olevatest tõendusandmetest.
Miks kasu on sertifitseerimisest?
Sertifitseerimine:
- loob kindlust ja usaldust. Sertifitseeritud ettevõtte kliendid saavad olla kindlad, et ettevõtte juhtimissüsteemi, protsessi, teenuse või toote vastavust üldtunnustatud nõuetele on hinnanud sõltumatu osapool.
- loob kliendirahulolu. Kontrollitud ja kinnitatud protsessid näitavad, et ettevõte peab oluliseks ja juhib teadlikult protsesse. Tänu sertifitseerimisele ja pidevale järelevalvele tagab firma oma klientidele kvaliteetse teenuse ja/või tooted.
- tõhustab tegevusi. Juhtimissüsteemi ja protsesside hindamise käigus võivad ilmneda protsessid, mida on võimalik tõhusamaks muuta läbi läbimõeldud tegevuste ja pideva seire.
- toetab turundustegevust. Sertifikaat on müügiargument ning muudab ettevõtte atraktiivsemaks potentsiaalsetele klientidele. Sertifikaati omav ettevõte saab sertifikaadi olemasolule viidata kodulehel, brošüürides, kataloogides, pakkumistes jne.
Oled väike ettevõte või valdkonna turuliider, sertifitseerimine loob võrdsemad võimalused mõlemale turul tegutsemiseks.
Sertifitseerimine – kuidas käib, kust alustada ja kas igaüks saab hakkama?
Sertifikaadi saamiseks tuleb leida sertifitseerimisettevõte. Teenusepakkujaid on turul mitmeid, kuid tuleb tähele panna, et kõik tegutsevad sertifitseerimisasutused ei sertifitseeri kõiki valdkondi. Eelistatud võiks olla sertifitseerija, kellel on soovitud valdkonnas akrediteering, kuigi pädevuse olemasolul ei ole akrediteering alati võtmetähtsusega. Kui kahtled, kas valitud ettevõte pakub soovitud valdkonnas sertifitseerimist, tasub sertifitseerijalt üle küsida.
Sertifitseerimisprotsessi käivitamiseks tuleb ettevõttel esitada sertifitseerijale päring, mille põhjal koostatakse ettevõttele hinnapakkumine. Sertifitseerimisega seotud tööde maht sõltub sertifitseeritava toote või teenuse keerukusest, organisatsiooni suurusest ja tegevuskohtade arvust. Pakkumisega nõustunud organisatsiooniga sõlmitakse sertifitseerimisleping.
Järgmise sammuna tuleb organisatsioonil läbida standardile vastavuse kontrollimiseks enamasti kaheosaline sertifitseerimisaudit. Peale sertifitseerimisauditit (leidude ehk kõrvalekallete olemasolul pärast nende kõrvaldamist) antakse välja sertifikaat, mis kehtib üldjuhul kolm aastat. Siiski toimuvad iga-aastased järelevalveauditid. Pärast sertifitseerimistsükli lõppu algab uus sertifitseerimistsükkel resertifitseerimisauditiga ja väljastatakse ka uus kolmeaastane sertifikaat.
Kokkuvõtteks
Sertifitseerimine ei ole mingi kosmoseteadus. Sertifikaadi saamise eelduseks on süsteemne lähenemine, protsesside kaardistamine, protseduurireeglite kirjapanemine ja sertifitseerimise aluseks oleva standardi nõuete tundmine. Kui jääd hätta, on võimalik ettevalmistuse faasis paluda abi konsultantidelt. Süsteemi ja protsesside vastavuse hindamise standardinõuetele viivad läbi pädevad ja kogemustega audiitorid.
Seega, sertifitseerimine on tegelikult lihtne ja sellest on ettevõttele pigem kasu kui kahju. Võimalikud kitsaskohad saavad kaardistatud ja need on „pidevalt pildil“. Efektiivsus ja tõhusus on tagatud, sest protsessid on paika pandud. Ettevõte on kliendi ja partnerite silmis usaldusväärne.
Nii lihtne see ongi!